Czy wiesz, że nowoczesne technologie umożliwiają efektywną obsługę gości i zarządzanie komunikacją bez konieczności zatrudniania personelu do swojej recepcji? Coraz częściej słyszy się o programach zaliczanych do e-recepcji, a także o usługach wirtualnej recepcji, które łączone są z pracą wirtualnej asystentki. Co zatem warto wiedzieć o takich rozwiązaniach? Ich wady i zalety przedstawiamy w naszym artykule. Dowiesz się z niego, dlaczego i Ty powinieneś postawić na wirtualną recepcję, oczywiście we współpracy z naszą Strefą Biura!
Jak w praktyce działa e-recepcja?
Wirtualna recepcja, zwana e-recepcją to rozwiązanie, które może zostać zorganizowane w dwojaki sposób.
1. Wirtualna recepcja jako terminal POS + oprogramowanie
Pierwszy rodzaj to po prostu specjalistyczny system, który łączy w sobie nowoczesne technologie z profesjonalną obsługą klienta. Najczęściej taka wirtualna recepcja obejmuje dedykowany terminal lub tablet zainstalowany w recepcji, który umożliwia gościom samodzielne zameldowanie się, powiadomienie odpowiedniej osoby o swoim przybyciu czy uzyskanie niezbędnych informacji. System może być wyposażony w wideokonferencję, dzięki której gość może skontaktować się z operatorem w razie potrzeby. Niektóre systemy oferują również możliwość skanowania dokumentów tożsamości, drukowania identyfikatorów czy zarządzania kluczami elektronicznymi do pomieszczeń!
2. Wirtualna recepcja oparta o pracę wirtualnej asystentki
Inne rozwiązanie oparte jest o specjalistyczny program zarządzany w czasie rzeczywistym przez wirtualną asystentkę. Taka wirtualna recepcja może obejmować zatem obsługę połączeń telefonicznych, gdzie wykwalifikowane osoby odbierają telefony w imieniu firmy, przekazują wiadomości właściwym pracownikom lub umawiają spotkania. Wszystko to dzieje się zdalnie, bez fizycznej obecności recepcjonisty w biurze.
Dla kogo przeznaczona jest usługa wirtualnej recepcji?
Wirtualna recepcja sprawdza się doskonale w wielu branżach i typach przedsiębiorstw. Szczególnie chętnie zaczynają z niej korzystać małe i średnie firmy, które nie mogą pozwolić sobie na zatrudnienie pełnoetatowego recepcjonisty, ale zależy im na profesjonalnej obsłudze gości i połączeń. Coraz częściej rozwiązanie to wdrażają również kancelarie prawne, gabinety medyczne i stomatologiczne, biura rachunkowe czy firmy consultingowe.
E-recepcja jest idealnym rozwiązaniem dla przestrzeni coworkingowych i biur typu flex, gdzie przepływ osób jest duży, a budżet na obsługę recepcji ograniczony. Nic dziwnego, że specjalne terminalne z oprogramowaniem stawiane są na siłowniach, w hotelach, a nawet w dużych korporacjach!
Ciekawostka!
Wirtualna recepcja sprawdza się w firmach, które wynajmują niewielkie powierzchnie biurowe w prestiżowych lokalizacjach i nie mogą przeznaczyć znacznej części przestrzeni na tradycyjną recepcję.
Zalety e-recepcji
Jedną z najważniejszych zalet wirtualnej recepcji jest oczywiście optymalizacja kosztów. Firma nie musi ponosić wydatków związanych z zatrudnieniem pełnoetatowego pracownika, co obejmuje nie tylko wynagrodzenie, ale również składki ZUS, urlopy czy zwolnienia chorobowe. Płaci jedynie za rzeczywiście wykorzystane usługi, co jest szczególnie korzystne dla małych przedsiębiorstw.
Kolejną zaletą jest elastyczność czasowa. Wirtualna recepcja może działać 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, bez dodatkowych kosztów za nadgodziny czy pracę w weekendy. Jest to nieocenione w przypadku firm współpracujących z partnerami z różnych stref czasowych lub przyjmujących klientów poza standardowymi godzinami pracy (jak np. hotele i apartamenty na wynajem).
Ponadto e-recepcja eliminuje także problem absencji pracowników. Firma nie musi martwić się o zastępstwa w przypadku choroby czy urlopu, ponieważ system zawsze działa, a w przypadku zdalnej obsługi telefonicznej, operator jest zawsze dostępny. Dodatkowo, wirtualna recepcja zajmuje minimalną przestrzeń, co pozwala efektywniej wykorzystać dostępne metry kwadratowe biura.
E-recepcja a wirtualna asystentka
Często pojęcia wirtualnej recepcji i wirtualnej asystentki są używane zamiennie, jednak istnieją między nimi istotne różnice. Wirtualna recepcja koncentruje się głównie na obsłudze gości, zarządzaniu wejściami do biura i odbieraniu połączeń telefonicznych. Jest to rozwiązanie zorientowane na pierwszy kontakt z klientem i kreowanie profesjonalnego wizerunku firmy. Z kolei wirtualna asystentka oferuje znacznie szerszy zakres usług administracyjnych. Oprócz funkcji recepcyjnych może prowadzić kalendarze spotkań, organizować podróże służbowe, przygotowywać prezentacje, zarządzać dokumentacją czy nawet prowadzić media społecznościowe. Jest to bardziej kompleksowe wsparcie, które wykracza poza samą obsługę recepcyjną – jest też w 100% związane z pracą specjalisty np. w systemie zdalnym.
Warto wiedzieć!
Wiele firm decyduje się na połączenie obu rozwiązań, korzystając z systemu e-recepcji do obsługi gości i podstawowych funkcji oraz z usług wirtualnej asystentki do bardziej zaawansowanych zadań administracyjnych. Takie podejście pozwala na optymalne wykorzystanie zalet obu rozwiązań i dostosowanie zakresu usług do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa.
