Planujesz założenie firmy i zastanawiasz się nad skorzystaniem z usługi wirtualnego biura Strefy Biura? Jeśli tak, koniecznie dowiedz się, jak taka kwestia rozpatrywana jest przez Urząd Skarbowy. W artykule odpowiadamy na pytania: Czy wirtualne biuro jest legalne? Jak przebiega kontrola skarbowa w wirtualnym biurze? Co warto wiedzieć o podatku VAT przy usłudze wirtualnego biura?
Czy wirtualne biuro jest legalne? – wirtualne biuro w świetle prawa
W świetle obowiązującego prawa wirtualne biuro może być usługą świadczoną przez konkretną firmę czy agencję, a zakres jej działań w zakresie „wirtualnego biura” czy też „wirtualnego adresu”, może być różny – oczywiście powinien wynikać z umowy podpisanej z klientem. Jeśli mowa zaś o legalność prowadzenia działalności w biurze wirtualnym, nie ma żadnych podstaw, by obawiać się konsekwencji np. ze strony Urzędu Skarbowego. Firmy bez własnych siedzib mogą korzystać z takich nowoczesnych usług w pełnym zakresie!
Wirtualne biura a kontrola skarbowa – kiedy i jak przebiega?
Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą musi liczyć się z tym, iż Urząd Skarbowy może zlecić w jego firmie kontrolę skarbową. Jest to możliwe nawet w przypadku rzetelnego i prawidłowego rozliczania się z urzędem, a także w sytuacji terminowej realizacji zobowiązań podatkowych wynikających z przepisów prawa. Korzystając z usługi wirtualnego biura z opcją informowania o ważnej korespondencji wpływającej do firmy, przedsiębiorca nigdy nie przegapi kontroli ustalonych przez US.
Co należy jednak wiedzieć właśnie o kontrolach organów podatkowych w kontekście obsługi przez biuro wirtualne czy wirtualną asystentkę?
- Po pierwsze każda kontrola skarbowa musi być zawsze poprzedzona zawiadomieniem listownym. W przypadku korzystania z wirtualnego biura i wirtualnego adresu, wiadomość zostanie wysłana pod wskazane dane.
- Po drugie, korzystając z usługi wirtualnego biura kontrola skarbowa może zostać wykonana sprawnie. Jeśli w ramach współpracy z takimi firmami jak Strefa Biura, przekazujesz wszystkie dokumenty do archiwizacji, nie musisz martwić się o zgubienie ważnych pism, rozliczeń itp. Zapewniamy pełną pomoc i sprawny kontakt z Twoją księgową! Tu szczególnie polecamy usługę wirtualnej asystentki.
- Jeśli korzystasz z usług wirtualnego biura, warto, by również Twoja księgowa była upoważniona do odbierania korespondencji z ZUS czy US. W takim przypadku Strefa Biura poinformuje o ważnych listach nie tylko przedsiębiorcę, ale również biuro rachunkowe.
- Kontrola skarbowa może dotyczyć dokumentacji przechowywanych i archiwizowanych w firmie oferowanej usługę Wirtualnego Biura – w takim przypadku ważne jest to, by klient zebrał i udostępnił kontrolerom właściwe materiały. Strefa Biura zapewnia przy tym pełną elastyczność oraz szybkość działań. Wspieramy klienta tak, by kontrola dokumentów przez organy państwowe nie była dla niego stresująca.
Pamiętaj! Brak fizycznego biura Twojej firmy nie zwalnia Cię z obowiązku przejścia kontroli skarbowej, jeśli takowa zostanie zlecona przez Urząd Skarbowy!
Odmowa rejestracji firmy z wirtualnym biurem – czy to możliwe?
Wedle obowiązujących przedsiębiorców przepisów prawa, obecnie we wszystkich sektorach gospodarczych i branżach można zarejestrować działalność korzystając z usług biura wirtualnego. Wbrew mylnym przekonaniom i krążącym mitom, nie ma w krajowym ustawodawstwie regulacji prawnych, które zabraniałyby prowadzenie firmy przy jednoczesnym posiadaniu wirtualnego adresu.
Wirtualne biuro a VAT
Kwestię VAT-u przy korzystaniu z usług wirtualnego biura warto podzielić na dwa odrębne zagadnienia. Po pierwsze jego wysokość wyznacza zwykle stawka podstawowa, a więc zobowiązanie w wysokości 23%. Wyjątkiem są jednak usługi świadczone dla przedsiębiorstw zarejestrowanych w innych krajach Unii Europejskiej – w takiej sytuacji opodatkowanie może przybrać formę odwróconego VAT.
Po drugie warto mieć świadomość tego, że płatnik VAT może zostać zarejestrowany w wirtualnym biurze – sam podmiot prowadzący wirtualne biuro musi być płatnikiem VAT, co pozwala na wystawianie faktur za swoje usługi z uwzględnieniem odpowiedniego podatku. Pamiętać też trzeba o tym, iż wirtualna siedziba spółki musi mieć adres, który zostanie uznany za rzeczywistą siedzibę firmy dla potrzeb VAT.